Nur wer seine Prozesse kennt kann diese auch verbessern. Geschäftsprozessanalyse ist die Grundsteinlegung für die ständige Verbesserung von Arbeitsabläufen um Wettbewerbsvorteile zu erreichen. Im Rahmen der Analyse des Ist-Zustandes werden Prozesse transparent dargestellt um Optimierungspotentiale aufzudecken und die Kennzahlen (KPI, Key Performance Indicator) für Zeit, Qualität und Kosten ermittelt.

Zielsetzung der Schnittstellenanalyse ist die Ermittlung kritischer Schnittstellen im Zusammenspiel der Hauptprozesse und die Identifikation von Problemen, die durch Ineffizienzen in der Informationsweitergabe entstehen.

Neben den technischen gibt es im Bereich der Unternehmensorganisation auch verwaltungsorientierte Schnittstellen. Diese sollen einen reibungslosen Ablauf innerhalb eines Unternehmens oder unter mehreren Unternehmen und Personen ermöglichen.

Bei der Prozessoptimierung wird die Effizienz bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie der Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen untersucht. Gefundene Optimierungspotentiale werden auf Wirtschaftlichkeit geprüft und bei positivem Kosten-Nutzenverhältnis umgesetzt.

Um die Qualität und Leistungsfähigkeit der optimierten Prozesse bewerten zu können, müssen geeignete Kennzahlen (KPI, Key Performance Indicator) eingeführt und überwacht werden. Daraus resultiert eine kontinuierliche Optimierung. Wichtige Ansätze sind Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bzw. Kaizen als Bottom-Up Methode oder Business Process Reengineering mit einer kompletten Neugestaltung der Prozesse.

Die Prozessdokumentation ist eine graphische oder textliche Beschreibung der Geschäftsprozesse. Die Dokumentation muss einfach, klar und für alle Beteiligten verständlich sein. Nur kommunizierbare Prozesse lassen sich den Mitarbeitern vermitteln und bieten dadurch die Möglichkeit diese auch einzuhalten und die Ressourcen optimal einzusetzen.

Durch die genaue Beschreibung der Arbeitsabläufe ist es möglich, mit den Mitarbeitern individuelle Ziele zu vereinbaren und deren Erreichung einfach zu kontrollieren.